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“Programa 5S” | A organização no trabalho visa harmonizar os aspectos produtivo, pessoal e comportamental

A organização no local de trabalho é um aspecto de fundamental importância para as pessoas e para as empresas. Trabalhar com organização oferece mais qualidade e produtividade aos trabalhadores, proporcionando melhores condições de vida num ambiente de amplo conforto e limpeza.

É justamente pela falta de organização diária, nossa ou mesmo de quem trabalha conosco, que muitas vezes procuramos e não encontramos, por exemplo, uma simples caneta, um documento importante, uma informação qualquer ou um número telefônico, enfim, qualquer coisa que necessitamos exatamente naquele momento que mais precisamos.

Quando encontramos o que desejamos, depois de muito trabalho e perda de tempo, algumas vezes, dizemos que compensou o desgaste, pois o assunto foi resolvido. O grande problema, no entanto, reside no fato de quando o que procuramos não é encontrado.

Pense numa situação semelhante que você já acompanhou ao longo de sua vida, concentrando-se, principalmente, no tempo que foi perdido com a atividade. Não seria muito mais fácil se o que você precisava estivesse no lugar certo e pudesse, também, ser utilizado no exato momento em que necessitava dele? É lógico que sim! Todos ganhariam com isto.

Definitivamente, bagunça é algo que não combina com qualquer empresa nos dias de hoje e atrapalha a vida de todos.

Para trabalhar com organização, as pessoas precisam compreender, por exemplo, que nem tudo que elas têm no local de trabalho têm utilidade. Devem, também, compreender que há um lugar para cada coisa e que cada coisa deve possuir o seu lugar. A filosofia é simples!

Desta forma, aproveite para organizar, de uma maneira geral, diversos aspectos do local onde você trabalha, incorporando elementos de utilidade, zelo, higiene e disciplina nesta tarefa.

Comece pela sua própria mesa, revisando as gavetas. Depois, verifique os armários, estantes e, principalmente, os arquivos mortos: mexa em tudo!

Faça também uma revisão geral da sala onde trabalha, inclusive nos locais mais escondidos. Vasculhe tudo o que puder. Cumprir sua parte é um bom começo. No entanto, solicite que seus colegas de trabalho façam o mesmo.

Feita esta análise inicial, o segundo passo é separar todas as coisas. Divida tudo o que encontrou, estabelecendo um critério. Como sugestão, adote a freqüência de uso, dividindo-a em quatro opções:

1 Aquilo que você usa freqüentemente;

2 Aquilo que você usa de vez em quando;

3 Aquilo que você usa muito pouco;

4 Aquilo que você não usa.

Tudo o que for considerado sem utilidade deve deixar de ficar com você. No entanto, isto não significa que você deve jogar tudo fora. Antes de agir assim, veja se o que não tem utilidade para você serve para outras pessoas da empresa. Pode-se, também, recuperar algo que esteja quebrado, visando um possível reaproveitamento ou comercialização.

Para facilitar a execução dessa atividade, estimule a empresa a criar o “Dia do Descarte” ou “Dia da Faxina”, possibilitando um envolvimento e, por conseqüência, maior comprometimento de todos. Afinal, se apenas você fizer a sua parte, ainda vai ficar faltando muito para trabalhar com organização.

Não hesite para decidir: se algo que não é útil para você também não o for para outras pessoas, não deixe que fique ocupando espaço e, muitas vezes, atrapalhando a vida dos seus colegas de trabalho.

As coisas inúteis devem ser descartadas para que a organização, novamente num sentido geral, possa prevalecer. Organize-se desde já e solicite que os outros façam o mesmo!

Caso você tenha interesse em conhecer um pouco mais sobre esta filosofia de organização e se aprofundar nela, conhecendo inclusive outros aspectos, adquira qualquer livro sobre “5S”, que é um princípio oriental, adotado no Japão.

O nome “5S” é originário de cinco palavras japonesas que têm início com a letra S e visam harmonizar os aspectos produtivo-pessoal-comportamental no ambiente de trabalho, sendo elas: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de organização), Seisou (senso de zelo), Seiketsu (senso de higiene) e Shitsuke (senso de disciplina). A recomendação é ideal para empresas que desejam adotar programas de qualidade em suas operações.

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